Hoe gaat het met de organisatie? Wordt er gewaardeerd wat er al is? Hoe ziet de gewenste organisatie er uit? Is er sprake van draagvlak? Zou innovatie een rol kunnen spelen? Met behulp van vijf V’s is dat in beeld te krijgen, door op een audit wijze in de organisatie aan de slag te gaan. Als coach met een achtergrond als communicatiemanager, projectmanager en auditor was het voor mij een mooie ontdekking, want het kan.

In 2013 heb ik als programmamanager op coachende (audit) wijze binnen een organisatie mogen werken. Met een afrondend verslag, een evaluatie en gesprek met de directie heb ik als afronding alle betrokkenen geïnformeerd over het verloop en een aantal aanbevelingen gedaan. Aanbevelingen op het gebied van de communicatie, het draagvlak in de organisatie en de wijze van leidinggeven die volgens de ontvangende directeur bedrijfsvoering ‘meer waren dan hij vooraf had gedacht’.

Als projectmanager en auditor was ik al gewend om planmatig te werken, waarbij aandacht voor verschillende fases centraal staat:

  • Voorbereiding;
  • Verzamelen van gegevens;
  • Beoordelen en analyse van de gegevens;
  • Opstellen van conclusies en aanbevelingen;
  • Rapporteren over de resultaten;
  • Eventuele vastlegging over de follow-up.

Nu bevangen door Appreciative Inquiry (AI) laat ik me leiden door de vijf V’s;

  • Verkennen (Definition)
  • Vertellen (Discovery)
  • Verbeelden (Dream)
  • Vernieuwen (Design)
  • Verwezenlijken (Delivery)

De vijf V’s komen overeen met de vijf D’s die in de Appreciative Inquiry centraal staan.

Een werkwijze die ik sinds 2012 in mijn handelen integreer en de afgelopen jaren tijdens mijn coaching opleiding nadrukkelijke aandacht heeft gehad.

Als ik samenvat wat er gebeurt vanuit mij:

  • ik kijk naar successen;
  • ik kijk naar kansen;
  • Interviews, afstemming en overige gesprekken in de vorm van dialoog;
  • nadruk op positief geformuleerde vragen;
  • het creëren van een positieve sfeer.

Van mij als begeleider mag bij dit soort activiteiten worden verwacht dat ik analytisch kan denken, een oordeel kan vormen, over coaching vaardigheden en interviewtechnieken beschik, bijeenkomsten kan begeleiden en adviezen kan ontwikkelen. Daarbij voeg ik graag nog een flinke dosis creativiteit toe.

De fases

In de verkenningsfase heb ik met verschillende betrokkenen kennis gemaakt en is een plan van aanpak opgesteld. De titel “slimmer samenwerken”  werd geboren en drie concrete activiteiten werden binnen de organisatie belicht; printen, archiveren en digitaal. Een belangrijke rode draad werd ook al snel gevonden, communicatie. Om de kennismaking kracht bij te zetten, heb ik in deze fase een videoboodschap gemaakt en gebruikt als introductie. De metafoor van een zeiltocht, waarbij de tocht met proviand en bemanning gaat van torenspits naar vuurtoren en uiteindelijk naar een prachtige horizon.

De tweede fase, het vertellen,  bestond o.a. uit een rondgang door de hele organisatie. Alle teams binnen de organisatie werden verblijd met een bezoek dat bestond uit een korte introductie en vervolgens een inventarisatie van signalen en ideeën in het betreffende team. Resultaat, flip-overs vol met geeltjes en teksten.

De derde fase, het verbeelden, kreeg onder andere invulling door de inrichting van een groep van tien enthousiaste en betrokken medewerkers. Daarbij heb ik de term “ de tafel van tien” ingebracht en zijn we tijdens verschillende lunchbijeenkomsten gaan brainstormen en hebben op allerlei manieren verlangens en ideeën gedeeld met elkaar.

Tijdens fase vier zijn we deze verbeeldingen uit de “tafel van tien” gaan verbinden aan de actuele ontwikkelingen binnen de organisatie en de onderwerpen printen, archiveren en digitaal. Soms konden we met een klein stapje een mooie kans realiseren. Daarbij bleven we kritisch naar elkaar en werden alle stappen zorgvuldig door de betrokken in beeld gebracht. Mooi was het om te merken dat veel geïnventariseerde reacties (de geeltjes en reacties uit de tweede fase) inmiddels als vanzelf waren opgepakt.

Het verslag dat ik uiteindelijk heb opgeleverd bestond uit een weergave van de gelopen route en ook  weer een videoboodschap van direct betrokkenen aan alle medewerkers in de organisatie. In deze boodschap werd een begin gemaakt met de verwezenlijking. Fase vijf was daarmee begonnen. De start van het vervolg is gemaakt.

Tijdens de evaluatie met de direct betrokkenen werd duidelijk dat men in het begin heeft moeten wennen aan de waarderende manier van begeleiden, in de evaluatie werd duidelijk dat de betrokkenen het zeer positief waardeerden.

Ook werd niet geschuwd om tips te geven naar de eigen organisatie en wat men ook zelf kan bijdragen en werd de wens uitgesproken om op deze weg verder te gaan.

Kijk dat is goed nieuws.

Jocko Rensen
19 Januari 2014.

Bij het schrijven van dit blog heb ik me laten inspireren door:

Advertentie